[Traduit de l'anglais]

Finissons-en avec les pièces jointes Word !

par Richard M. Stallman

N'en avez-vous pas assez de recevoir des documents Word dans vos courriels ? Les documents Word sont ennuyeux, certes, mais pire encore ils gênent le passage des gens au logiciel libre. Peut-être pouvons-nous mettre fin à cette pratique grâce à un simple effort collectif. Tout ce que nous avons à faire, c'est de demander à chaque personne qui nous envoie un document Word de reconsidérer sa façon de procéder.

La plupart des utilisateurs d'ordinateurs utilisent Microsoft Word. C'est bien dommage pour eux, puisque Word est un logiciel privateur1. Il prive ses utilisateurs de la liberté de l'étudier, de le modifier, de le copier et de le redistribuer. Du fait que Microsoft change le format des fichiers Word lors de chaque changement de version, ses utilisateurs sont prisonniers d'un système qui les contraint à acheter chaque mise à jour, qu'ils souhaitent changer ou non. Et dans quelques années, ils constateront peut-être que les documents rédigés cette année sont devenus illisibles avec la dernière version de Word.

Mais cela nous porte atteinte, à nous aussi, quand ils supposent que nous utilisons Word et nous envoient (ou nous obligent à leur envoyer) des documents au format Word. Certaines personnes en publient. Certaines organisations n'acceptent que les fichiers Word : quelqu'un m'a dit qu'il n'avait pas pu postuler pour un travail parce que les curriculums vitae devaient être dans ce format. Les administrations elles-mêmes imposent parfois son usage au public, ce qui est franchement scandaleux.

Recevoir des documents Word est bien sûr une gêne et un obstacle pour nous, utilisateurs de systèmes d'exploitation libres. Mais le pire est encore l'envoi de documents Word à des personnes qui franchiraient peut-être le pas vers des systèmes libres : elles hésitent, car elles pensent nécessaire de disposer de Word pour lire les fichiers Word qu'elles reçoivent. L'utilisation de ce format fermé pour les échanges gêne la croissance de notre communauté et le rayonnement de la liberté. Et bien que nous ayons conscience de l'ennui occasionnel que constitue la réception d'un document Word, ce mal constant et persistant infligé à notre communauté n'attire généralement pas notre attention. Pourtant, il se manifeste tout le temps.

Beaucoup d'utilisateurs de GNU qui reçoivent des documents Word essaient de trouver des moyens de les lire. On peut se débrouiller pour trouver le texte en ASCII, plus ou moins masqué, en parcourant le fichier. Aujourd'hui, des logiciels libres peuvent lire certains documents Word, mais pas tous (le format est secret et n'a pas encore été totalement décodé). Et pire encore, Microsoft peut le changer à tout moment.

Le comble, c'est qu'il l'a déjà fait. Microsoft Office 2007 utilise le format breveté OOXML par défaut (c'est celui que Microsoft a réussi à faire accepter comme « standard ouvert » en manipulant les décideurs et en infiltrant les comités de normalisation). Microsoft offre une licence gratuite pour OOXML dont les termes ne permettent pas les implémentations libres. Ainsi nous commençons à recevoir des fichiers Word dans un format que les programmes libres ne sont pas même autorisés à lire.

Quand vous recevez un document Word, si vous pensez que cela constitue un événement isolé il est normal d'essayer de trouver un moyen pour le lire. Mais quand vous y reconnaissez la manifestation d'une pratique pernicieuse et systématique, une approche différente s'impose. S'arranger pour lire le fichier revient à traiter les symptômes d'une maladie épidémique ; ce que nous voulons vraiment, c'est arrêter la propagation de la maladie. Cela signifie que nous devons convaincre les gens de ne plus envoyer ni mettre en ligne de documents Word.

J'ai donc pris l'habitude de répondre aux pièces jointes Word par un message poli expliquant pourquoi il est mauvais d'envoyer des fichiers Word, et priant la personne de renvoyer le document dans un format qui ne soit pas secret. Cela représente bien moins de travail que d'essayer de lire le texte en ASCII plus ou moins masqué au milieu du fichier Word. Je constate que d'habitude les gens comprennent le problème, et beaucoup disent qu'ils n'enverront plus de documents Word aux autres.

Si nous nous y mettons tous, l'impact sera beaucoup plus important. Les gens qui ignorent un message poli peuvent changer de comportement quand ils en reçoivent plusieurs, venant de personnes différentes. Peut-être même pouvons-nous donner le statut de règle de nétiquette à la phrase « N'envoyez rien au format Word ! », en évoquant systématiquement le problème avec tous ceux qui nous envoient des fichiers Word.

Par souci d'efficacité, vous voudrez sans doute élaborer une réponse « de série » que vous pourrez envoyer rapidement chaque fois que nécessaire. J'ai donc inclus ci-dessous deux exemples : la version que j'ai utilisée récemment, suivie d'une nouvelle version qui apprend à l'utilisateur de Word comment convertir le texte vers d'autres formats utiles. Ils sont suivis de plusieurs suggestions envoyées par d'autres personnes.

Vous pouvez utiliser ces réponses telles quelles si vous le désirez, vous pouvez les personnaliser, ou encore rédiger les vôtres. Essayez autant que possible de construire une réponse qui corresponde à vos opinions et à votre personnalité : si les réponses sont personnalisées et toutes différentes, cela rendra la campagne plus efficace.

Ces réponses sont destinées à des particuliers ayant envoyé des fichiers Word. Quand vous rencontrez une organisation qui impose l'utilisation du format Word, une réponse d'un autre type s'impose ; vous pouvez alors soulever la question de l'équité, qui ne s'appliquerait pas à des actions individuelles.

Certains recruteurs demandent des CV au format Word. Le plus ridicule, c'est que certains le font même quand il s'agit d'un poste dans le logiciel libre (un employeur qui s'adresse à eux dans ce cas a peu de chances de trouver un employé compétent). Pour contribuer à changer cette pratique, vous pouvez mettre cette page en lien dans votre CV, à côté des autres formats du CV. Celui qui cherche une version Word la lira probablement.

Cette page parle des pièces jointes Word, puisqu'elles représentent de loin le cas le plus courant. Cependant, les mêmes problèmes s'appliquent aux autres formats privateurs comme PowerPoint et Excel. N'hésitez pas à adapter les réponses pour couvrir ces cas également, si vous le souhaitez.

À nous tous, par cette simple demande, nous pouvons faire changer les choses.

Vous m'avez envoyé une pièce jointe au format Microsoft Word, format privateur et tenu secret, difficile à lire pour moi. Si me l'envoyez en texte brut, HTML ou PDF, alors je la lirai.

Envoyer aux gens des documents au format Word est mauvais pour eux, parce que cela les incite à utiliser des logiciels de Microsoft. Vous renforcez ainsi le monopole de cette société. À lui seul, ce problème constitue un obstacle majeur à l'adoption plus large de GNU/Linux. Pourriez-vous, s'il vous plaît, reconsidérer l'utilisation du format Word pour communiquer avec les autres ?

(Note d'explication : je peux aussi manipuler l'ODF mais ce n'est pas très commode pour moi, c'est pourquoi il n'est pas dans ma liste de suggestions.)

Vous m'avez envoyé une pièce jointe au format Microsoft Word, format privateur et tenu secret, difficile à lire pour moi. Si me l'envoyez en texte brut, HTML ou PDF, alors je la lirai.

La diffusion de documents au format Word est mauvaise pour vous et pour les autres. Vous ne savez pas au juste comment ils seront affichés si quelqu'un les regarde avec une version différente de Word ; ils peuvent même ne pas fonctionner du tout.

Recevoir des documents Word est mauvais pour vous, car ils peuvent servir de vecteurs à la propagation de virus (voir https://en.wikipedia.org/wiki/Macro_virus). Envoyer des documents Word est mauvais pour vous, car ces documents incorporent normalement des informations cachées sur l'auteur, permettant à ceux qui le savent de fourrer leur nez dans ses activés (peut-être les vôtres). Le texte que vous croyez avoir effacé peut être encore présent, pour votre plus grand embarras. Allez voir http://news.bbc.co.uk/2/hi/technology/3154479.stm pour en savoir plus.

Mais par-dessus tout, envoyer aux gens des documents Word les incite à utiliser des produits Microsoft et contribue à leur interdire tout autre choix, renforçant ainsi le monopole de cette société. Cette incitation constitue un obstacle majeur à une plus large adoption du logiciel libre.

Pourriez-vous s'il vous plaît, utiliser autre chose que le format Word pour envoyer des documents aux autres ?

Microsoft incite les utilisateurs de Word à adopter une nouvelle version du format Word, basé sur OOXML. Ses specs font 6000 pages – si complexes que personne d'autre, probablement, ne pourra jamais les mettre en œuvre complètement – et Microsoft peut vous poursuivre pour violation de brevet si vous essayez. Si vous voulez éviter de vous joindre à cette attaque contre l'interopérabilité, n'utilisez pas le format Word pour les échanges de documents.

Les deux versions du format Word permettent l'incorporation de logiciels malveillants.

Il est aisé de convertir le fichier en simple texte, HTML ou PDF depuis Word. Ouvrez le document, cliquez sur Fichier, puis Exporter (ou Enregistrer sous dans les anciennes versions de Word) et choisissez le format d'exportation approprié, puis Enregistrer. Vous pouvez alors joindre le nouveau document à la place du document Word. Notez que Word change de façon imprévisible ; si vous constatez que les options ont des noms légèrement différents, essayez-les tout de même.

Consultez https://www.gnu.org/philosophy/no-word-attachments.html pour en savoir plus sur ce problème.

Voici une autre approche, proposée par Bob Chassell. Vous devrez l'adapter à votre cas et elle suppose que vous ayez un moyen d'extraire le texte du message et d'en déterminer la longueur.

Je suis surpris. Pourquoi avez-vous choisi de m'envoyer 876 377 octets dans votre dernier message alors que le contenu utile se réduit à seulement 27 133 octets ?

Vous m'avez envoyé cinq fichiers au format .doc, non standard, hypertrophié et tenu secret par Microsoft, plutôt qu'au format texte brut, international, public et plus efficace.

Microsoft peut (et l'a fait récemment au Kenya et au Brésil) disposer des forces de polices locales pour faire respecter des lois interdisant aux étudiants d'analyser le code, interdisant à des entrepreneurs de créer de nouvelles sociétés et interdisant à des professionnels de proposer leurs services. S'il vous plaît, n'apportez pas votre soutien à ces actions !

John D. Ramsdell suggère de décourager l'utilisation de formats privateurs dans les pièces jointes en mettant une petite phrase dans le fichier .signature :

Veuillez ne pas m'envoyer de pièces jointes Word ou PowerPoint.
Consultez https://www.gnu.org/philosophy/no-word-attachments.html

Voici un autre exemple de réponse aux courriels contenant des pièces jointes Word.

Kevin Cole de la Gallaudet University (Washington, DC), envoie cette réponse automatique chaque fois qu'il reçoit une pièce jointe Word (je pense qu'il est préférable d'envoyer des réponses individualisées et de faire en sorte que les destinataires s'en rendent compte, car ils les percevront mieux).

Note de traduction
  1. ↑  Autre traduction de proprietary : propriétaire.